El sector de los eventos se llevó una de las peores partes en un escenario mundial de economías blindadas en respuesta a la pandemia de la Covid-19. Las conferencias, congresos, jornadas… siempre han sido poderosas herramientas en la estrategia de marketing y comunicación de las empresas. Pero con la irrupción de la pandemia, los eventos presenciales han quedado relegados a un segundo plano, de forma indefinida. Continúa la incertidumbre respecto a cuánto durarán las medidas de distanciamiento social, lo que ha llevado a las marcas a reinventarse y adaptarse a este nuevo contexto, apostando por el formato virtual.
Durante las semanas de confinamiento fuimos testigos de la proliferación de webinars, las charlas en directo, los streamings en Redes Sociales… un universo digital que ha venido para quedarse y que muchas empresas incluyen ya en sus estrategias de marketing.
Por suerte, hoy en día, las aplicaciones de transmisión en directo y las plataformas digitales permiten recrear el contexto que se vive en los eventos, pero en entornos virtuales. ¡Ojo! Que no sea presencial, no quiere decir que no debamos cuidar cada detalle. No se debe dejar nada en manos de la improvisación. Es necesario marcar bien la estrategia para la organización y ejecución de este tipo de eventos.
Será primordial facilitar información previa sobre el funcionamiento de la plataforma y crear un espacio de soporte durante el evento.
Y no te olvides de la Redes Sociales. Debido a su inmediatez y relevancia, son un canal fundamental para generar interacción antes, durante y después del evento. Es una excelente fórmula para involucrar a nuestros stakeholders e incrementar el alcance.
Inventa tu propia forma de conectar
Los eventos que triunfan son aquellos cuyo retorno reside en el impacto de los productos o marcas implicadas, y no en convertir el propio evento en un negocio. Ahora, las experiencias colectivas online podrán destacar si apuestan por la accesibilidad y generan vivencias más atrayentes, relevantes en cuestión de temática y fondo. Hay que tener en cuenta que tenemos que captar la atención del público desde el primer minuto para poder ‘seducir’ a una persona que nos está viendo desde su casa o espacio privado. Si no lo conseguimos, apagará y abandonará el evento. Esto implica que, si una marca quiere posicionarse en este mundo en constante evolución, tendrá que pensarse muy bien sus estrategias de engagement.
Una buena fórmula para conseguir que nuestro público interactúe, es integrar en el evento encuestas, preguntas y respuestas, salas de chat virtuales o sesiones de trabajo. Otra técnica exitosa es la gamificación, con altas dosis de entretenimiento. Se trata de una estrategia para dinamizar, entretener y a la vez comunicar conceptos o mensajes. Puedes proponer retos con recompensa durante el evento virtual para mantener a los usuarios más interesados. Es una forma de crear un factor competitivo y divertido que ayuda a fomentar la participación de los asistentes.
Crea eventos que lleguen a las audiencias centrales y a los segmentos relevantes de tu marca. Echa un vistazo a tu histórico de datos y mira cuál es tu público clave, así como el tipo de contenidos y eventos que les interesa. Puede que a un determinado nicho le interesen más los webinars y a otro los ebooks o whitepapers descargables.
El storytelling también es esencial en los eventos virtuales. Esta técnica de comunicación se lleva años utilizando en campañas de RRPP y comunicación corporativa. Hay que crear una historia que se mantenga durante todo el evento, que tenga un comienzo impactante y un desenlace sorprendente.
Comunicación post evento
Es fundamental que cuando termine el evento no pierdas ese vínculo que has creado con los asistentes. Intenta que sigan comprometidos con tu marca enviándoles una píldora en formato vídeo, un resumen, una newsletter u otro tipo de contenido que les pueda resultar interesante. También es el momento de pedirles que te hagan llegar sus comentarios, el feedback es clave para mejorar la experiencia en futuros eventos.
Deja el contenido completo del evento colgado en tu web durante unos días para llegar a un público que quizás en el momento de la retransmisión no pudo participar de forma real. Así conseguirás además incrementar el tráfico de tu website.
Una tendencia que ha vendido para quedarse…
Actualmente, organizar eventos virtuales es una excelente manera de mantenerse conectado con clientes y audiencia. Probablemente en el futuro volveremos a apostar por los eventos presenciales, los debates informales en el coffee break y ese deseado efecto “WOW” tan difícil de conseguir en el mundo virtual, donde es tan difícil emocionar. Pero los eventos en streaming seguirán siendo una técnica poderosa, que no dejará de cobrar fuerza. Perdurarán sin competir con el evento presencial, sino enriqueciendo y complementando a este, convirtiéndose en una herramienta complementaria para llegar a más público. Porque sin duda, el auge de la comunicación digital, se consolida como una de las consecuencias más relevantes de la Covid-19 en el entorno empresarial y de las relaciones.
